Kasy fiskalne – aktualne przepisy, obowiązki i najważniejsze zmiany

Od 1 lipca 2025 r. część firm musi używać kas fiskalnych online, a katalog branż objętych obowiązkiem rośnie w kolejnych latach. Nadal obowiązuje limit zwolnienia 20 000 zł rocznego obrotu, a od 2025 zniesiono obowiązek integracji kasy z terminalem. Poniżej zebraliśmy najważniejsze przepisy, obowiązki i zmiany, aby szybko sprawdzić, czy i kiedy musisz wdrożyć kasę oraz jak zrobić to poprawnie.

Przeczytaj również: Jakie możliwości daje produkcja nośników muzycznych dla małych nakładów?

Aktualny stan prawny: kto musi mieć kasę i od kiedy?

Zasadą jest ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych na kasie rejestrującej. Obowiązek dotyczy zarówno kas tradycyjnych, jak i kas w formie oprogramowania (tzw. kasy wirtualne). Reguluje to Rozporządzenie Ministra Finansów Dz.U. 2024 poz. 1902 oraz powiązane akty wprowadzające równorzędne zasady dla obu typów urządzeń.

Przeczytaj również: Zalety stosowania paneli z pianki PCV w małych przestrzeniach

Od 1 lipca 2025 r. obowiązek posiadania kas online rozszerzono m.in. na branże: e‑papierosy, wyroby konopne, alkohol etylowy techniczny, węgiel i paliwa stałe. Zmiany są etapowe: od 2026 obejmą usługi parkingowe i automaty biletowe, a od 2027 – automaty vendingowe.

Przeczytaj również: Jak moda patriotyczna jest przedstawiana w romansach historycznych?

Zwolnienia i limit 20 000 zł: komu kasa nie jest potrzebna?

Zwolnienie podmiotowe ze stosowania kasy przysługuje, jeśli sprzedaż na rzecz konsumentów nie przekroczy 20 000 zł w roku podatkowym. Dla działalności rozpoczętej w trakcie roku limit liczy się proporcjonalnie do okresu prowadzenia sprzedaży. Po przekroczeniu limitu należy w krótkim czasie wdrożyć kasę i rozpocząć ewidencję.

Istnieją też zwolnienia szczególne (np. sprzedaż w całości dokumentowana przelewem z pełnymi danymi nabywcy), ale liczne branże ryzykowne lub wrażliwe są wyłączone ze zwolnień. Warto zweryfikować, czy zakres oferowanych usług to umożliwia, bo niektóre czynności – niezależnie od limitu – wymagają kasy z mocy rozporządzenia.

Rozszerzenie obowiązku kas online w 2025–2027: harmonogram zmian

Od 1 lipca 2025 r. kolejne sektory muszą ewidencjonować sprzedaż na kasach online, obejmując obrót m.in. e‑papierosami i wyrobami konopnymi. W 2026 r. obowiązek zostanie rozszerzony na usługi parkingowe i automaty biletowe, a w 2027 r. na automaty vendingowe. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność zaplanowania budżetu na urządzenia i oprogramowanie oraz czasu na wdrożenie.

Równocześnie dwa rozporządzenia MF ujednolicają zasady dla kas tradycyjnych i wirtualnych, zwiększając elastyczność doboru rozwiązania do skali i charakteru biznesu.

Typy kas: tradycyjna czy wirtualna? Co wybrać i kiedy?

Przedsiębiorca może używać dwóch kategorii urządzeń: kasy tradycyjne (stacjonarne, mobilne) oraz kasy rejestrujące w formie oprogramowania. Wybór zależy od warunków pracy (mobilność handlowca, brak stałego zasilania), integracji z systemami magazynowo‑sprzedażowymi i planów rozwoju firmy. Kasy wirtualne przyspieszają wdrożenie w firmach cyfrowych i ułatwiają aktualizacje, natomiast modele tradycyjne sprawdzają się przy wymagającej pracy ciągłej i w trudnych środowiskach.

Od 2025 zniesiono obowiązek łączenia kasy z terminalem płatniczym. Oznacza to brak kar za brak technicznej integracji, choć spójność raportowania nadal ułatwia rozliczenia i kontrolę płatności bezgotówkowych.

Obowiązki przedsiębiorcy: jak wdrożyć kasę poprawnie i bez ryzyka?

Po pierwsze, trzeba kupić lub wynająć urządzenie dopuszczone do obrotu (homologowane, z ważnym oprogramowaniem). Po drugie, zapewnić instalację, fiskalizację i zgłoszenie kasy do urzędu skarbowego. Po trzecie, przeszkolić personel z obsługi (wydawanie paragonów, korekty, tryb awaryjny) i wprowadzić procedury archiwizacji dokumentów oraz raportów dobowych i miesięcznych.

Ważne jest utrzymanie połączenia kasy online z Centralnym Repozytorium Kas, regularne przeglądy techniczne wykonywane przez serwisanta oraz bieżące aktualizacje oprogramowania. W branżach objętych nowym obowiązkiem należy zaplanować migrację z wyprzedzeniem – od wyboru modelu, przez testy, po szkolenie sprzedawców.

Sankcje i ryzyka: co grozi za brak kasy lub błędną ewidencję?

Naruszenia przepisów mogą skutkować dotkliwymi konsekwencjami podatkowymi – m.in. sankcjami finansowymi, odmową prawa do ulgi na zakup kasy, a w skrajnych przypadkach dodatkowymi zobowiązaniami podatkowymi. Ryzyko obejmuje także błędy ewidencyjne: niewydane paragony, brak raportów, nieprawidłowe stawki VAT czy brak łączności z CRK. Dlatego procedury wewnętrzne i regularny serwis to nie tylko formalność, ale realna ochrona przed karami.

Specjalne przypadki: sprzedaż transgraniczna i Procedura SME

Firmy bez siedziby w Polsce, świadczące usługi na terytorium kraju, mogą korzystać ze zwolnień podmiotowych w określonych warunkach (Procedura SME). W praktyce kluczowe jest ustalenie miejsca świadczenia usług, rodzaju nabywcy oraz tego, czy sprzedaż odbywa się na rzecz konsumentów. Jeśli tak, często konieczna będzie kasa zgodnie z polskimi przepisami – chyba że konkretne zwolnienie skutecznie zwalnia z tego obowiązku.

Praktyczne kroki wdrożenia: od audytu po szkolenie

• Sprawdź, czy Twoja branża i obrót nakładają obowiązek używania kasy od 2025, 2026 lub 2027.
• Wybierz typ kasy (tradycyjna vs. wirtualna) pod kątem integracji, mobilności i kosztów utrzymania.
• Zapewnij fiskalizację, zgłoszenie do US oraz przeszkolenie personelu jeszcze przed rozpoczęciem ewidencji.
• Ustal harmonogram przeglądów i procedury awaryjne (np. praca offline, wystawianie paragonów przy braku łączności).
• Monitoruj zmiany prawne – nowe branże i obowiązki wchodzą etapami do 2027 r.

Wsparcie lokalne i serwis: szybkie wdrożenia i przeglądy

Dla firm, które potrzebują pomocy w doborze urządzenia, fiskalizacji i serwisie, rozwiązaniem jest lokalne wsparcie w modelu „od wyboru po wdrożenie”. Jeśli działasz w okolicy, sprawdź ofertę i dostępność terminów: Kasy fiskalne w Grodzisku Mazowieckim. Krótki czas reakcji serwisu i przeglądów minimalizuje ryzyko przestojów i kar.

Najważniejsze zmiany w pigułce: co zapamiętać na 2025+

• Od 1 lipca 2025 r. rozszerzony obowiązek kas online m.in. na e‑papierosy, wyroby konopne, alkohol etylowy techniczny, węgiel i paliwa stałe.
• W 2026 r. dołączą usługi parkingowe i automaty biletowe, a w 2027 r. automaty vendingowe.
• Limit zwolnienia z kasy pozostaje bez zmian: 20 000 zł rocznie (proporcja przy starcie w trakcie roku).
• Zniesiony obowiązek integracji kasy z terminalem – brak kar za brak połączenia od 2025 r.
• Obowiązki formalne: zakup, instalacja, fiskalizacja, zgłoszenie, szkolenie, przeglądy i łączność z CRK.

Co zrobić teraz?

Zweryfikuj, czy podlegasz pod nowe przepisy, zaplanuj budżet i termin wdrożenia, a następnie wybierz kasę dopasowaną do profilu sprzedaży. Dobrze wdrożona i serwisowana kasa minimalizuje ryzyko sankcji oraz usprawnia rozliczenia. Jeśli masz pytania – zacznij od audytu obowiązków i weryfikacji limitów, zanim sezon sprzedażowy się rozpędzi.